Utile saperlo

Verifico internamente

Written by Stefano Lissa

Vi sarà capitato che alla fine di una riunione le ultime parole siano state “verifichiamo internamente”. Solitamente sono il risultato dell’impossibilità di prendere una decisione in quel momento e dell’impossibilità, in quel momento, di contattare chi può dare le risposte.

Eccetto rari casi nei quali l’obiettivo della riunione è scatenare una verifica interna, in tutti gli altri il risultato è una sospensione delle decisioni fino a data da destinarsi.

Questo ha almeno due conseguenze:

  1. rende la riunione inefficace nel proseguire o iniziare una attività per la quale ci si era riuniti
  2. fa saltare una qualsiasi pianificazione fosse stata già ipotizzata lasciando un alone di incertezza

Ma può andare peggio: nella mia esperienza quando si deve fare una verifica interna, il tutto misteriosamente si iberna, ognuno dei partecipanti mette la questione da parte e la priorità precipita a zero.

E’ tutto perfettamente lecito

Dal punto di vista del singolo è tutto perfettamente lecito: per chi attende la verifica significa che la responsabilità è di chi deve portare avanti questo confronto interno (al suo ufficio) e quindi le attività sono sospese per eventi esterni ed in attesa di informazione esterne.

Per chi deve fare la verifica significa non ha responsabilità decisionale e che deve riferire e rimandare la decisione a qualcuno interno al suo ufficio. Anche per questa persona l’attività rimane correttamente sospesa fino a che non avrà le informazioni necessarie.

E’ una condizione win-win per tutti i partecipanti che crea una zona di comfort: abbiamo fatto quello che dovevamo fare. La “colpa” non è di nessuno, perché lì, all’incontro, non c’è nessuno che è l’elemento di blocco. Il blocco è esterno e non controllabile dal gruppo di lavoro.

Il promotore o il responsabile del progetto magari sbuffa e si lamenta un po’, ma alla fine sa di “essere a posto”, perché la questione è fuori dalle sue competenze. E’ un misto di fastidio e subcosciente tranquillità rispetto alla posizione nella quale si trova.

Personalmente ho visto progetti, anche relativamente semplici, congelati per mesi a causa delle “verifiche interne”. Finiti nel dimenticatoio, misteriosamente ogni tanto riemergono, partono email in copia a tutti chiedendo il “come siamo messi su questo progetto”, e tutti rispondono che si stanno (ancora) attendendo delle risposte.

Chiaramente non si sa da chi, perché una verifica interna non prevede di nominare qualcuno. E se nessuno viene nominato e quindi non esiste un “qualcuno” che ha le informazioni.

Dopo qualche “botta e risposta” si capisce che si è ancora tutti “a posto” con le proprie responsabilità. Ed il silenzio cala drammatico un’altra volta.

Si potrebbe osservare che manca ownership di progetto. Se c’è un responsabile dovrebbe essere costui a smuovere le acque e sbloccare queste situazioni. Vero, ma… falso.

Immaginiamo: un progetto è proprietà del marketing e riguarda una nuova funzionalità nel sito web per una relazione innovativa con i propri clienti già acquisiti e utilizzatori dei prodotti o servizi dell’azienda.

La sfortuna di vivere in un mondo “digitale”, significa che questa nuova funzionalità necessiterà di:

  • ufficio IT per la parte tecnica e relativi fornitori esterni
  • ufficio legale per tutte le questioni relative alla privacy e relativi consulenti esterni
  • ufficio post-vendita
  • ovviamente ufficio marketing, promotore dell’iniziativa

Aziende strutturate hanno spesso uffici, per competenza, completamente separati. Con separati intendo che l’azienda non è organizzata per creare team multidisciplinari che sviluppano un progetto.

Viceversa il funzionamento è di tipo cliente-fornitore: l’ufficio marketing, per realizzare il suo progetto, necessita di “forniture” da parte degli altri reparti. Ogni ufficio è tenuto a fornire le proprie competenze al titolare del progetto, ma non è formalmente parte del progetto.

Quindi non c’è coinvolgimento, anzi le richieste si trasformano in un costo ulteriore di tempo che va ad aggiungersi al sovraccarico di lavoro già presente o a minare la comfort zone dell’ufficio stesso.

E’ ovviamente una problematica di organizzazione, di metodi di lavoro e, più profondamente, di cultura aziendale. Queste strutture non si cambiano velocemente, serve una strategia del management per farlo, serve tempo e formazione.

E’ possibile uscire dall’impasse del “verifichiamo internamente”?

Risposta non accettabile

Non è possibile accettare questa risposta come conclusione di una riunione. Questa risposta, per quanto lecita dal punto di vista di chi la fornisce, dovrebbe essere subito bloccata con il tentativo immediato di ottenere l’informazione che serve.

Se la riunione aveva un obiettivo ed era stato chiaramente condiviso, si può insistere perché venga fatto intervenire chi non è presente ma dovrebbe esserlo. Può essere un intervento telefonico o 10 minuti di presenza: spesso sono sufficienti per evitare l’impatanamento.

Se questo non è possibile perché chi doveva essere presente (di solito) sta partecipando ad un’altra riunione, va fissato un secondo incontro, a scadenza brevissima. Questo diventa l’obiettivo della riunione, che ormai ha mancato quello principale.

Se entrambe le possibilità si volatilizzano, si deve fissare comunque un secondo incontro a breve scadenza, nel quale si dovranno avere tutte le informazioni per proseguire con il progetto.

Attenzione: è importante non cadere nella trappola di concludere con il classico “entro la settimana prossima vi sapremo dire”. In strutture di questo tipo, difficilmente la settimana successiva si avranno le risposte anche se di fissa una data precisa.

L’unica soluzione è la presenza fisica.

Vi sembra anacronistico? Non lo è affatto. La struttura organizzativa di una azienda funziona con metodi adeguati a quella struttura. Puoi sviluppare un processo agile, con team multidisciplinare, sviluppo incrementale in una organizzazione basata su silos e centri di costo?

No, non è possibile. Non solo non funzionerebbe, ma non è proprio compatibile, sarebbe come mettere benzina dentro un’auto diesel: si fanno danni.

In certe tipologie di organizzazione vanno utilizzati i metodi specifici di quelle organizzazioni, ma ottimizzandoli. Se poi sono vecchi, se poi rendono l’azienda lenta rispetto al mercato, se poi sono molto più costosi di altre tecniche è un problema che va affrontato a livelli differenti.


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